Quase 60 mil empresas associadas são beneficiadas com as várias etapas do processo de transformação digital na entidade
A Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil anunciou os bons resultados que estão sendo colhidos com o processo de transformação digital, principalmente depois de completar um ano desde a implantação do RPA – Robotic Process Automation. O CRM foi o embrião da transição que segue em ritmo acelerado graças à robotização auxiliando em tarefas repetitivas, cuja tomada de decisão é lógica. De acordo com Silveraldo Mendes, diretor de relacionamento com o associado. “as tarefas repetitivas consumiam tempo e não agregavam ganho na personalização do relacionamento. Um trabalho que despendia muito tempo dos colaboradores em recebimento e administração de documentos a serem anexados no CRM para análise. Enfim, tarefas que seguem sempre as mesmas rotinas”.
Na Associação, a automação e a transformação digital são prioridades desde 2014, quando foi implantado o sistema de CRM. Naquele momento, segundo o executivo, teve início o trabalho de coleta de dados a serem aproveitados, o que proporcionou uma mudança sem precedentes na entidade que agrega 58 mil empresas associadas. “Esse movimento é permanente e a entidade contabiliza resultados positivos da evolução que se iniciou com o projeto. Na sequência vieram a implementação do chat e a robotização de tarefas repetitivas por meio do chatBot e RPA, como, por exemplo, processo de filiação, emissão de boletos e outras.”
O RPA começou a ser implantado em funcionalidades financeiras e gerenciamento de tarefas administrativas. Agora, depois de um ano em operação, o sistema já realizou 17.309 atividades administrativas e respondeu a 19.795 e-mails — média de 1.650 por mês. Mendes compara o tempo de execução dessas atividades manualmente, que era em média de 15 minutos, e hoje é 80% mais rápida — três minutos. “São mais de 37 mil interações do robô processadas em um ano e mais de 6 mil horas trabalhadas, o que proporcionou uma evolução enorme para a equipe, que passou a trabalhar em ações menos repetitivas e mais estratégicas e decisivas”.
Entre os processos realizados pelo sistema de RPA estão o de filiação com atribuição do prefixo GS1 que permite codificar produtos (código de barras); disponibilização de códigos adicionais quando a empresa amplia sua oferta de produtos ao mercado; reativação e cancelamento de associados; transferência do prefixo GS1 entre associados; recadastramento, emissão, prorrogação e cancelamento de boletos; enfim, todos os processos que não envolvem análise de documentos para identificar o representante legal da empresa.
Próxima etapa
Na avaliação do diretor, o embarque de inteligência artificial nas tarefas decisórias é a meta na continuidade da transformação digital. “Enquanto o RPA auxilia em atividades administrativas internas, nosso próximo objetivo é utilizar os robôs para acessarem bases de dados externas confiáveis e oficiais, por meio de APIs, para agilizar ainda mais as rotinas operacionais. Por exemplo, quando solicitamos a informação do faturamento de uma empresa, que é uma das etapas no processo de filiação à GS1 Brasil, nosso objetivo é que o robô execute em tempo real, buscando dados no cartão CNPJ para conhecer a situação cadastral e enquadramento fiscal. Assim como na Junta Comercial para obter acesso ao contrato social e identificar o representante legal. Se tivermos um link direto com os órgãos, o robô otimiza essa etapa de apresentação do documento. São hipóteses possíveis em um curto espaço de tempo”.
