Projetos fracassam pela falta de atenção

Luís César de Moura Menezes

Vivemos hoje uma realidade cruel em algumas áreas emergentes como as telecomunicações, a indústria de software e mesmo o desenvolvimento de produtos em instituições financeiras – cada vez devem ser lançados produtos com menor tempo de desenvolvimento. Os projetos nestas indústrias são “imputados” em prazos e em condições muito adversas, o que dificulta atingir objetivos adequadamente. Isto frustra o demandante do projeto e a equipe envolvida no desenvolvimento, além de apresentar conseqüências sérias ao gestor.

Gerar resultados que estejam alinhados às expectativas da organização fazem parte da carreira de todo empresário ou executivo. Assim, é fundamental também que ele saiba estabelecer objetivos em suas atividades. A questão pode parecer óbvia, mas muitos projetos acabam fracassando porque os líderes e coordenadores não deram a devida atenção a esse detalhe.

Subestimando a importância desse ponto, limitam-se a contar com a própria experiência, conhecimento técnico e feeling para definir os objetivos estratégicos e operacionais. Ou, então, atender às pressões por resultados imediatistas, sem avaliar se a equipe está preparada e instrumentalizada para atingi-los.

Via de regra, os projetos são atividades com características únicas em que diversas especialidades têm de ser reunidas para que os objetivos sejam atingidos. Sendo assim, não basta que uma simples vontade seja transformada numa declaração. É preciso que tenha consistência – e que esta consistência possa ser ratificada – para que se transforme em ação e atinja os objetivos.

O que ocorre em boa parte dos projetos é que o desejo de alguém ou a pressão de mercado fazem com que esta “declaração de objetivo” seja elaborada de forma unilateral, gerando uma série de desvios, desde a elaboração até a concretização do projeto.

Por esse motivo, devemos estar atentos à sua abrangência, que transcende conhecimentos e envolve profissionais com conhecimentos diferenciados de múltiplas a distintas áreas dentro da organização. Identificar essa diversidade de conhecimentos, assim como a disponibilidade de recursos, estabelecimento de prazos, parâmetros de qualidade e amplitude dos trabalhos, é o primeiro passo para se estabelecer objetivos reais e concretizáveis.

O segundo passo é ouvir e consultar representantes das principais especialidades para analisar a viabilidade do projeto. É comum não se dispor de todos os equipamentos, profissionais e até mesmo de algumas condições técnicas para a plena execução do projeto. Essas deficiências devem ser identificadas por especialistas, por meio de suas experiências e conhecimentos específicos. Conhecer a opinião da área de finanças, por exemplo, é muitas vezes essencial para validar o projeto sob o ponto de vista econômico.

O gestor também deve ter em mente que ao abrir o “embrião” do projeto aos especialistas e permitir que identifiquem e validem as suas necessidades, estará dando mais um passo para o sucesso do projeto e, conseqüentemente, para que os objetivos traçados sejam alcançados. Quando os especialistas têm condições de promover “ajustes” aos objetivos, não só dão mais garantias sobre a sua exeqüibilidade como também iniciam um processo de “legitimação” – primeiro com eles mesmos, depois com os seus pares. Permitir que esta análise prévia seja feita exige que o gestor não ceda às inúmeras pressões por resultados imediatos que surgem no início de um projeto.

Por fim, outro aspecto fundamental para que empresários e executivos sejam bem-sucedidos nos objetivos é adotar indicadores de desempenho para acompanhar a evolução do projeto. A partir deles, é possível avaliar se a trajetória das atividades da equipe está correta ou se há necessidade de fazer mudanças ao longo do percurso.

Assim, não se esqueça de, em seu próximo projeto, dedicar recursos e um tempo maior na definição do verdadeiro e exequível objetivo do projeto. Mãos à obra!

Luís César de Moura Menezes é diretor da Síntese Consultoria e Gestão de Negócios.