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Reorganizar o processo de negócios após uma longa e difícil privatização. Esse era o objetivo da RGE (Rio Grande Energia) quando decidiu, em meados de 2002, contratar a consultoria alemã IDS Scheer, empresa de gestão de processos de negócios.

A RGE surgiu efetivamente em outubro de 1997, como resultado da privatização da Companhia Estadual de Energia Elétrica. Atualmente a empresa fatura aproximadamente R$ 2 bilhões por ano. A companhia atua em mais de 254 municípios das regiões norte e nordeste do Rio Grande do Sul, o que representa fornecer mais de 6,717 Gigawats por hora/ano, para uma população de mais de 3 milhões de pessoas. Após a conclusão do processo de privatização, a nova direção da companhia decidiu iniciar também um projeto de reestruturação dos sistemas internos de TI. ERP, Geoprocessamento e Sistemas de gestão de consumidores foram algumas das iniciativas.

Paralelamente aos investimentos em TI, a RGE também identificou a necessidade de rever todos os processos de negócios. A idéia era colocar a casa em ordem, uma vez que a privatização mudou a gestão de negócios da empresa, além de criar algumas redundâncias operacionais.

Em outubro de 2002, a RGE contratou a IDS Scheer para dar o pontapé inicial em um projeto de longo prazo que envolvia TI, processos e estratégia de negócios. Com um investimento de R$ 190 mil, a empresa adquiriu o software ARIS (para desenho de processos) e montou uma equipe com cinco consultores da IDS Scheer e mais cinco profissionais da concessionária de energia.

Após a primeira fase de análises e desenho dos processos vigentes, ficou decidido que o projeto se iniciaria pela área operacional da RGE, que é responsável pelos serviços de manutenção, callcenter, leitura, faturamento e entrega. Os departamentos administrativo e comercial seriam avaliados em um segundo momento. “Após o estudo percebemos que o trabalho operacional é o responsável por todos os serviços prestados pela demais áreas. Portanto, mapear e documentar os processos dessas áreas era fundamental”, explica Marcelo Carreras, CIO da Rio Grande Energia.

A partir daí, o grupo de consultores iniciou a fase de mapeamento e documentação, o que resultou em 200 processos operacionais. “O diagnóstico foi levado para análise e avaliação dos usuários e gestores, que rapidamente validaram o que foi feito”, observa Carreras. Com os processos desenhados, a RGE e os consultores da IDS Scheer partiram para uma fase de redesenho. Cerca de 20% dos processos identificados sofreram algum tipo de alteração. Na prática, o projeto resultou em padronização de processos, fim da redundância de trabalho em algumas áreas operacionais, melhor estrutura organizacional e centralização de atividades chaves.

Segundo o executivo da RGE, a soma de todas essas melhorias resultou em redução de custos e aumento de produtividade. “Os custos operacionais caíram numa média de 20%, uma vez que eliminamos a redundância de trabalho e aumentamos a produtividade”, completa. Carreras lembra que o fato de centralizar algumas atividades-chave foi o principal ponto positivo do projeto. “Existiam áreas operacionais com autonomia em cada escritório da empresa. Após o redesenho de processos, nós decidimos centralizar a operação e manter apenas um departamento para todas as filiais. Só essa ação garantiu o retorno sobre todo o investimento do projeto”, completa.

Essa fase inicial foi concluída no final de 2003. Agora, a idéia é iniciar a expansão para as outras áreas da companhia. Para esse, a empresa já definiu que fará investimentos para um projeto piloto da ferramenta ARIS for Netweaver, da SAP. “Já está em fase de instalação. Se tudo correr bem, o objetivo é ter a ferramenta rodando em toda a empresa até o final de 2006”, completa.