Controle dos processos administrativos

A Carpelo S/A, empresa brasileira de gestão florestal e implantação de florestas com matriz em Nova Viçosa, Bahia, e filiais no Rio Grande do Sul e Espírito Santo, vinha passando por uma série de dificuldades pela falta de automação dos processos de negócios. A solução encontrada foi a implantação de um sistema de ERP (Enterprise Resourcing Planning).

A empresa, com dois mil colaboradores diretos, tinha todo o controle administrativo, financeiro, comercial e de produção em planilhas Excel, enfrentando elevada carga de retrabalho pela falta de integração da sua base de dados; o que exigia a digitação da mesma informação por diferentes departamentos. Além disso, a empresa não tinha planos de manutenção e gerenciamento dos dados de forma automatizada. Diante deste cenário, os dirigentes da Carpelo decidiram por modernizar as instalações e para isso, optaram pelo ERP Sapiens, solução de gestão empresarial da Senior Sistemas, que permite a integração dos departamentos das áreas administrativa e de produção.

A implantação foi realizada em duas etapas: na primeira, a equipe de TI da Carpelo, em conjunto com os consultores da Help Gestão da Informação (distribuidor Senior na Bahia), efetuaram todo o redesenho para a otimização dos processos operacionais e administrativos e do fluxo de informações gerenciais. O passo seguinte para a solução do problema foi o trabalho de conscientização dos colaboradores quanto à necessidade de envolvimento de todos para garantir o sucesso do projeto. “O gerenciamento do processo de mudança é uma etapa essencial e não pode ser negligenciada”, observa Nilza Hoffmann.

A solução da Senior centralizou em uma única base de dados todas informações administrativas – finanças, compras, estoque, faturamento, contabilidade, fiscal e patrimonial -, e das áreas de Recursos Humanos e de Manutenção do parque de equipamentos. “O processo foi iniciado pela área administrativa para solucionar os problemas de integração entre os diversos departamentos. Na área de recursos humanos, além da administração de pessoal, foram implantados os módulos de medicina e segurança do trabalho. Por último, implantamos o módulo de gestão de ativos e manutenção”, explica Christiane Bezerra, da Help Gestão da Informação. “Hoje também já estão implantados os módulos de treinamento e benefícios e as filiais da Carpelo estão interligadas diretamente com a matriz”, completa ela.

Como resultado, a Carpelo hoje tem pleno controle das despesas de manutenção e os processos administrativos ficaram mais ágeis e seguros. “Além disso, a integração das informações de todas as áreas a partir de uma plataforma única de gerenciamento trouxe maior agilidade na obtenção de informações para a tomada de decisões estratégicas da empresa. Toda a equipe Carpelo está alinhada aos objetivos de negócios da empresa e acessando as informações corretas, o que vem gerando um expressivo aumento da produtividade”, finaliza Nilza Hoffmann.