O departamento jurídico da AES Eletropaulo, distribuidora de energia elétrica, gerencia um grande volume de processos distribuídos por seus escritórios credenciados, para tanto, precisava de ferramentas que permitissem compilar todos os dados dos processos, atualizados, para aumentar seu controle gerencial e ainda prover acesso on-line. Neste sentido, a empresa unificou todas as informações em uma única base de dados, com o módulo de acompanhamento de processo do Sisjuri – Sistema Jurídico Integrado -, suíte para gestão das rotinas administrativas, desenvolvido e implementado pela BCS Informática, especializada em soluções para advocacias.
A implantação, que teve início em novembro de 2004, permitiu que o jurídico extraísse informações gerenciais dos dados que, anteriormente, estavam espalhados pelas bancas de direito. Na verdade, com tantos escritórios terceirizados, era praticamente impossível compilar e manter um controle dos casos. Para se ter uma idéia, atualmente, tramitam no Poder Judiciário, em que a empresa figura tanto como autor ou como réu, cerca de 15 mil processos de diversas naturezas como cobrança por falta de pagamento de consumo regular e irregular de energia elétrica.
Em decorrência disto, a companhia mantém um departamento jurídico interno com 14 advogados, que controla o trabalho das advocacias terceirizadas. Mas, apesar dos benefícios da terceirização das defesas, um dos principais entraves era não poder responder a todos os questionamentos das áreas de negócios. Antes do início da implantação não existiam relatórios gerenciais dos processos. Com o novo sistema, além de concentrar as informações dos escritórios em uma única base de dados, foi possível contar com recursos como filtros que permitem cruzar dados e definir novos parâmetros de relatórios de acordo com as necessidades, bem como conhecer todos os detalhes dos casos em andamento na Justiça.
Agora, os departamentos jurídicos da Eletropaulo – central e seis unidades -, recebem os processos e uma equipe administrativa faz o cadastro inicial. Esse cadastro, então, é escaneada e enviada para o escritório credenciado, que pode acessar os processos sob sua responsabilidade e atualizá-lo com os andamentos, agendar as audiências, cadastrar as garantias processuais e encerrar os processos. Tudo on-line. Com este procedimento, a empresa garantiu acesso a informações gerenciais atualizadas e já conta com a nova base interna de processos, que foi criada a partir dos dados fornecidos pelos escritórios credenciados e com enfoque gerencial. Esta nova base vai permitir acesso rápido a todos os dados, provendo ao departamento jurídico maior controle sobre o trabalho dos escritórios, o que garante um gerenciamento proativo e eficiente.
A implantação do projeto foi dividida em etapas. Primeiro foi feita a instalação e configuração do sistema, depois, os especialistas da BCS alimentaram o sistema com a coleta de dados sobre os advogados credenciados para a extração de todas as informações gerenciais bem como dos andamentos dos casos. Então, estabeleceu-se os parâmetros para o cadastro de novos processos. E, neste momento, a BCS está disponibilizando o acesso à base da Eletropaulo, on-line, para os escritórios credenciados. “A próxima etapa prevê a extração dos relatórios gerenciais”, explica Marcelo Souccar, sócio da BCS responsável pela implantação. A previsão é que tudo esteja completamente implantado no fim do primeiro semestre de 2005.
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