Projeto “Pasta Virtual” é implantado em escritórios

Para manter a competitividade e a excelência no atendimento aos seus clientes, o escritório Dannemann, Siemsen, Bigler & Ipanema Moreira, de Propriedade Intelectual, acaba de adotar o worksite, solução para gestão de conteúdo da Interwoven, distribuído pela BCS Informática. O Projeto batizado de ´Pasta Virtual´, vai organizar e gerir documentos.

De acordo com Aurélio Bastos, diretor de TI da Dannemann, com a tecnologia, o acesso dos profissionais ao conteúdo será amplamente facilitado. “Nossa expectativa é reduzir o excesso de troca de papel e eliminar o retrabalho”, afirma. O objetivo é administrar o grande volume de arquivos da Dannemann, de forma ordenada e totalmente integrada às fontes produtoras (Word, Excel, Fax, processadores de texto, desenhos, imagens, e-mail).

O escritório possui cerca de 550 colaboradores, entre advogados, engenheiros e pessoal administrativo, gera e recebe cerca de um mil documentos, por mês. “Com esse volume, acrescido dos mais de 100 anos de legado histórico, tornou-se imprescindível implantar um sistema eficaz de gestão de conteúdo, que inclua GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, workflow e ferramentas de busca e controle”, explica Aurélio.


Implementação por etapas

A implementação do projeto inclui seis etapas: Operacional; definição de usuários; migração dos dados atuais para o novo ambiente; uso do produto com foco na recepção de correspondências – o Centro de Comunicação; gravação de documentos na pasta virtual e ´rollout´ do projeto para outras áreas do escritório. Na opinião de Aurélio, um dos principais pontos do sistema é a implantação do Centro de Comunicações, que deve estar concluído em 60 dias e compreende a digitalização e classificação de documentos em papel. “Tudo é digitalizado e indexado e o sistema garante a gestão até a solução final”, afirma.