Mais projetos em nossas vidas

Certamente você já se deu conta que maioria das atividades que executamos, sejam elas profissionais, diletantes ou mesmo emocionais – situações onde as inovações desejadas são efetivadas -, são hoje entendidas e executadas como projetos. Quando iniciamos aquela tão sonhada reforma no sítio, viajamos para Santiago de Compostella, planejamos a mudança sem interrupção no funcionamento de um site de callcenter, arregimentamos recursos e pessoas para execução de melhorias em nossa comunidade – ou mesmo participando de atividades de responsabilidade social no terceiro setor -, estamos literalmente fazendo gestão de projetos.

Mas o que hoje é entendido como projeto? Projetos, ao contrário de atividades rotineiras, caracterizam-se como esforços temporários e únicos empreendidos para alcançar um determinado objetivo. Por não ser repetitivo, envolve também um considerado índice de incerteza para sua correta consecução e sempre é pautado em um início e um fim, ou seja, com duração já determinada.

Precisamos entendê-los assim e usar ferramentas coordenadas e sinérgicas para minimizar a possibilidade de insucesso. Já que recentes pesquisas da Standish Group enfatizam: apenas 16 % terminam no prazo e orçamentos previstos , 188 % têm aumento de custos , 222% assimetrias no cronograma e apenas 61% terminam aderentes ao escopo original. Portanto, para que um projeto possa ser considerado vencedor, tem que ser gerido rigorosamente dentro das expectativas de tempo, custo e qualidade, além da imprescindível hora da verdade: a satisfação do cliente e o moral da equipe durante todo o ciclo de vida do projeto

A necessidade de gerir projetos com eficácia advém da constante exigência na diminuição dos prazos e custos, levando à grande superposição de atividades que devem ser executadas por equipes enxutas e flexíveis em ambientes cada vez mais hostis. Não é à toa que 7 entre as 10 corporações mais lucrativas do mundo têm como estratégia vital de operações o gerenciamento de projetos. Entre os principais fatores para a aplicação dos princípios de gerenciamento de projetos estão à garantia do retorno do investimento, redução do prazo de início de operação produtiva , a conclusão em prazos menores e dentro do custo programado e a redução do retrabalho.

Se você ainda não está olhando o mundo embalado em projetos, leia o que Tom Peters vaticinou, em “Prosperando no Caos”: “Uma chave para aumentar seu poder é reconhecer o fato de que vivemos num mundo feito de projetos. Quase todo o trabalho é organizado em pacotes pequenos chamados projetos. Um mundo baseado em projetos é o ideal para promover o crescimento de sua marca, porque eles existem em torno de promessas que podem ser cumpridas, criam resultados mensuráveis e deixam você com resultados dos quais pode se gabar. Se você não estiver passando pelo menos 70% de seu tempo trabalhando em projetos, criando projetos ou organizando suas tarefas em projetos, está vivendo no passado – e isso é uma pena. Hoje em dia é preciso pensar, respirar, agir e trabalhar com projetos. O trabalho rotineiro pode ser automatizado e terceirizado – o valor real de uma organização será a velocidade com que as pessoas poderão se juntar e se concentrar nos problemas e soluções e depois se dispersarem.”

Kendi Sakamoto é diretor da KS Contact Center Consulting