O desafio de saber distribuir informações

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Áreas de retaguarda nas empresas, incluindo aí a nossa, de inteligência de mercado, estão sempre face a face com o desafio de distribuir informações de maneira eficiente. Consideremos eficiente o processo com as seguintes características: 1 – Informação chega a todas as pessoas apropriadas; 2 – O conteúdo é preciso e está limitado ao que apropriado para o destinatário, em termos de segurança e propriedade; 3 – Ocorre no momento adequado, nem antes nem depois; 4 – Não é excessivamente onerosa em custos.
 
Não parece ser fácil cumprir tudo. Nas nossas andanças pelas mais diversas empresas, fica claro que boa parte da informação que chega ao seu consumidor final é construída através de processos manuais, com requintes de artesanato. Office é o rei da cocada preta, sendo que Excel e Power Point são os formatos campeões mundiais. Vamos a alguns exemplos?
 
Bancos: construção de “book” gerencial de risco. Todos os dados estão em sistemas corporativos, normalmente orientados a produtos. Várias consultas são feitas para montagem de planilhas Excel. Gráficos são construídos, inclusive com comparações entre períodos.  No final, tudo colado no Power Point, com comentários. Tempo de cozimento: 15 dias!
 
Farmacêuticas: distribuição de dados de auditoria de mercado. Dados são recebidos dos fornecedores externos, como IMS e Close Up. Novamente, são geradas planilhas Excel, que são tratadas, enriquecidas com gráficos e enviadas… por e-mail. Tempo de preparo: 5 a 10 dias!
 
Nem preciso dar mais exemplos, nem você correr para me mandar um e-mail dizendo que na sua empresa funciona assim também. Esta ainda é a realidade predominante. É óbvio que temos sérios problemas para garantir que as quatro condições delineadas como fundamentais em nosso primeiro parágrafo sejam respeitadas.
 
Por que isso ainda não se resolveu? Qual é a falha das soluções de business intelligence, e particularmente reporting, que ainda não permitiu que esse processo seja largamente automatizado? Consegui identificar algumas questões, pelo menos, e gostaria de dividi-las com você. Um ponto importante é a necessidade de análise. Se nós tivermos um relatório fechado, o consumidor final não tem interação, daí a importância do Excel.
 
Outra questão é a mobilidade: precisamos fazer com que as informações sejam enviadas para dispositivos de tela pequena, com dados offline. Segurança de dados é um desafio enorme, pois temos que enviar para o equipamento apenas o apropriado, ainda sob o risco de estourar a capacidade de comunicação. Essa discussão é muito freqüente quando falamos de forças de vendas, ávidas consumidoras de informação sobre clientes e produtos.
 
Nosso terceiro ponto seria a diversidade de formatos de informação, já que não são só dados estruturados que devem ser enviados. Nessa hora, a mensagem do e-mail se torna coringa, já que carrega todo tipo de conteúdo. Finalmente, investimentos em licenças de software e da própria automatização do processo podem ser pesados.
 
Algumas notícias interessantes em cena. Os “desktop widgets” inventados pela Apple em seu MacOs X começam a ganhar popularidade para uso corporativo. Eles recebem textos, imagens e gráficos continuamente, são pequenos (mas não muito leves) e podem ser personalizados para a corporação. Já há versões gerenciáveis de forma centralizada. É mais um exemplo de uma brincadeira que pode ajudar a resolver um problema empresarial importante, pelo menos no que diz respeito à interface do usuário. Mãos à obra!
 
Leonardo Vieiralves Azevedo é presidente da WG Systems, tecnologia para tomada de decisão. E-mail: [email protected]