Segundo pesquisa da VExpenses, com 53 milhões de transações analisadas, alimentação lidera despesas, combustível ganha peso e cartão corporativo avança nas empresas
O perfil de gastos das empresas brasileiras passou por uma transformação estrutural, impulsionada pelo avanço da mobilidade, pela entrada da inteligência artificial no orçamento corporativo e pelas novas exigências trazidas pela reforma tributária. É o que aponta 2a edição de 2026 do “Cenário das Despesas Corporativas no Brasil”, levantamento da VExpenses, solução da VR, com base em dados de 53 milhões de despesas de 4.858 empresas entre 2021 e 2025. A amostra inclui negócios de todos os portes, com forte concentração no Sudeste (62%) e no Sul (20%), e destaque para São Paulo, que representa 48% das empresas com estado informado.
Entre essas transformações, a adoção do cartão corporativo é a que melhor sintetiza a mudança de modelo. Há cinco anos, o cartão corporativo era restrito a uma parcela menor de empresas e aos seus executivos. Hoje, 77% da base analisada utiliza essa modalidade e, em 2025, o cartão corporativo ultrapassou, pela primeira vez, o reembolso em valor total de gastos. O movimento indica uma transição do modelo de reembolso posterior, quando o colaborador utiliza recursos próprios, para um formato em que a empresa assume diretamente os custos, ampliando o controle, a rastreabilidade e reduzindo a necessidade de uso do próprio dinheiro por parte dos funcionários.
Dados em mobilidade
Em 2025, o combustível consolidou-se como uma das principais categorias de despesas, com 19% do valor total. A mudança reflete a expansão do trabalho híbrido, o crescimento de equipes de campo e uma nova dinâmica operacional, em que deslocamentos e atividades externas ganham mais peso no cotidiano das empresas.
Um dado-chave está na relação entre combustível e quilometragem. O combustível responde por 11% das transações, mas concentra 19% do valor total. Já a quilometragem representa 20% das transações e 10% do valor. A alta representatividade dessas categorias de despesa está fazendo com que empresas adotem práticas de gestão mais apuradas. Por exemplo, hoje, 33% das empresas já exigem que o colaborador informe dados adicionais quando faz uma prestação de contas de combustível, como foto do odômetro, quilômetros rodados, placa do veículo, combustível abastecido, entre outros critérios.
No período de cinco anos da análise, o preço do combustível sofreu oscilações relevantes, sendo que, em 2025, o aumento médio do preço da gasolina foi de 5,2%, segundo dados da ANP (Agência Nacional do Petróleo). Isso mostra a necessidade de as empresas sempre atualizarem o valor de suas políticas de reembolso do quilômetro rodado para evitar impacto direto no dia a dia dos colaboradores. Na prática, profissionais que utilizam veículo próprio podem acabar subsidiando parte da operação da empresa, o que pode gerar insatisfação e afetar produtividade e retenção.
Desta forma, a pesquisa traz o valor médio de reembolso praticado pela amostra. Os valores adotados pelas empresas variam majoritariamente entre R$ 0,90 e R$ 1,50, com valor central de R$ 1,05 por quilômetro. A faixa mais frequente está entre R$ 1,20 e R$ 1,50.
O estudo analisou os principais corredores aéreos e destinos de hospedagem, evidenciando padrões claros de concentração e, ao mesmo tempo, uma forte dispersão geográfica. O principal corredor aéreo identificado é o trecho São Paulo/Rio de Janeiro, que concentra 12% dos voos da amostra, com custo médio de R$ 979 por trecho. Na sequência, aparecem Porto Alegre/São Paulo (6% / R$ 1.190), Belo Horizonte/São Paulo (5% / R$ 961) e Curitiba/São Paulo (5% / R$ 927). Os dados indicam que, apesar da digitalização dos negócios, a mobilidade entre grandes centros econômicos segue sendo um componente crítico da operação das empresas.
Em hospedagem, São Paulo também lidera, com 6,6% das estadias, seguida por Belo Horizonte (3,6%), Rio de Janeiro (3,4%) e Brasília (2,9%). Diferentemente do transporte aéreo, no entanto, a distribuição das hospedagens é significativamente mais pulverizada. Isso ocorre porque, enquanto o número de aeroportos é limitado, as demandas por estadia acompanham a capilaridade das operações das empresas, abrangendo praticamente todo o território nacional.
Jantar x almoço
A alimentação ampliou sua representatividade ao longo do período, passando de 16% dos gastos em 2021 para 20% em 2025. Hoje, 42% das empresas já dividem esta categoria em subcategorias, como almoço, jantar, café da manhã e lanches.
Também em 2025, o valor médio do jantar foi de R$ 64,4, enquanto o do almoço foi de R$ 69,2. Na série histórica analisada, revelou-se que, em cinco anos, o valor médio nesta categoria teve aumento de 47%, frente a 21% de variação do IPCA no período.
Apesar disso, quando uma alimentação está associada ao relacionamento com clientes e parceiros, há mais flexibilidade. Para estes casos, 83% das despesas podem ultrapassar o limite mediante justificativa, ante 61% nas demais categorias. O estudo revelou que, em 2025, o gasto com refeições com clientes teve valor médio de R$ 258.
IA como nova linha de despesa
A inteligência artificial passou a aparecer de forma recorrente nas prestações de contas corporativas. O percentual de empresas com ao menos um gasto em IA saiu de 0,1% em 2022 para 5,9% em 2025.
O avanço indica que ferramentas como ChatGPT, Runway, Heygen e Anthropic/Claude começam a ser incorporadas à rotina de trabalho e ao orçamento das empresas. Ao mesmo tempo, o crescimento acelerado sugere um desafio de gestão, já que novas categorias surgem em ritmo mais rápido do que a atualização das políticas corporativas, exigindo maior controle, categorização e definição de limites.
Pix Corporativo e reforma tributária
O Pix Corporativo aparece no estudo como destaque. A modalidade de pagamento automático passou a ganhar relevância nos dados de 2025, já concentrando 3% dos pagamentos realizados. Além das mudanças no perfil de gastos, a reforma tributária adiciona um novo fator de pressão sobre as empresas. Com a transição para o modelo de IBS e CBS, o controle das despesas passa a impactar diretamente o aproveitamento de créditos fiscais.
Atualmente, menos de 10% das despesas possuem CNPJ identificado no comprovante fiscal, o que permitiria a geração de crédito no novo sistema. Na prática, empresas com menor nível de controle e rastreabilidade podem enfrentar aumento de custo efetivo. Nesse contexto, despesas sem nota fiscal válida ou com comprovantes informais tendem a perder relevância fiscal, reforçando a necessidade de digitalização e maior governança. Por outro lado, empresas com gestão mais estruturada tendem a capturar ganhos de eficiência e otimizar o aproveitamento tributário.
